La progettazione del sistema di programmazione e controllo di gestione nelle Pmi

Nell'ambito della gestione aziendale, la progettazione e l'implementazione di un sistema di controllo di gestione efficace rappresentano elementi cruciali per il successo organizzativo. Questo articolo, basato sulla presentazione "Master Gestione d'Impresa" di Roberto Di Sanzo, approfondisce i concetti chiave relativi alla struttura del sistema di programmazione e controllo di gestione, con un focus particolare sulle piccole e medie imprese (PMI).

Evoluzione del concetto di controllo di gestione

Il controllo di gestione ha subito una significativa evoluzione nel corso degli anni. Originariamente, il controllo esecutivo si concentrava sulla verifica della conformità e dell'efficienza nell'esecuzione dei compiti specifici. Con la crescita dimensionale delle imprese, si è passati a un controllo direzionale, necessario per garantire che i livelli gerarchici successivi gestissero le variabili critiche nella direzione desiderata dal vertice aziendale.

Negli anni '60 e '70, l'orientamento si è spostato dalla produzione al marketing, riflettendo la saturazione dei mercati. Questo periodo ha visto l'affermazione della pianificazione e del controllo strategico, con un'enfasi sull'efficacia e l'efficienza a medio-lungo termine.

Il sistema azienda

Un'azienda può essere vista come un sistema aperto che interagisce con l'ambiente esterno attraverso input e output. Questo modello imprenditoriale include vari elementi chiave:

• Clienti
• Prodotti e Servizi
• Organizzazione

La struttura organizzativa dell'azienda riguarda la suddivisione del lavoro, le funzioni assegnate, le relazioni tra gli organi che compongono la struttura e i modelli di strutture aziendali, che possono essere funzionali, divisionali, per prodotto, per progetto, a matrice o per processi.

Progettazione di un sistema di controllo di gestione

La progettazione di un sistema di controllo di gestione richiede un approccio integrato e armonico che includa vari sottosistemi:

• Sistema decisionale
• Sistema oinformativo
• Sistema delle procedure
• Sistema delle ricompense
• Sistema delle comunicazioni

L'obiettivo è garantire che le risorse siano ottenute e utilizzate efficacemente per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.

Strumenti del controllo di gestione

• Budgeting: il budget è un documento che evidenzia i risultati economico-finanziari che l'azienda intende raggiungere nel successivo esercizio. Non è solo una previsione, ma un programma razionale d'azione che definisce obiettivi, azioni, tempistiche e responsabilità.
• Contabilità analitica: permette di rilevare i "fatti interni" di gestione, fornendo risultati aggiornati e dettagliati per le scelte del management.
• Reporting: un sistema di reporting ben strutturato è essenziale per il controllo direzionale. I report devono essere tempestivi, affidabili, chiari ed essenziali.
• KPI (Key Performance Indicators): indicatori chiave di prestazione che monitorano l'andamento dei processi aziendali.

Livelli di controllo

Il controllo di gestione si articola su tre livelli principali:

• Controllo strategico: definizione degli obiettivi a medio-lungo termine e pianificazione delle politiche aziendali. È responsabilità dell'alta direzione.
• Controllo direzionale: assicura che le risorse siano utilizzate in modo efficiente ed efficace per raggiungere gli obiettivi pianificati. Coinvolge tutti i manager, con il supporto del controller.
• Controllo operativo: focus sull'efficienza quotidiana nell'esecuzione delle direttive, con responsabilità diffusa a tutta l'organizzazione.

Progettazione di un sistema di controllo per le PMI

Le piccole e medie imprese (PMI) affrontano sfide uniche nella progettazione di un sistema di controllo di gestione. Le seguenti fasi sono essenziali per sviluppare un sistema efficace:

• Analisi della situazione attuale: valutazione dell'organizzazione, dei processi, delle responsabilità, dei dati monitorati e delle tempistiche attuali.
• Sintesi: identificazione delle criticità e delle esigenze da colmare, basata su una fotografia dello stato attuale e dei report esistenti.
• Elementi di controllo: scelta degli oggetti, delle dimensioni, delle misure e dei KPI necessari per il controllo.
• Definizione dei report/KPI: creazione dei database necessari, procedure organizzative di supporto e layout dei report.
• Procedure: stesura delle procedure operative e implementazione dei sistemi necessari.

Benefici del controllo di gestione

Un sistema di controllo di gestione ben progettato offre numerosi vantaggi:

• Pianificazione: definisce chiaramente gli obiettivi e le azioni necessarie per raggiungerli.
• Responsabilizzazione: assegna le responsabilità e promuove l'accountability.
• Coordinamento: assicura che le attività siano coerenti e congruenti con le risorse disponibili e gli obiettivi aziendali.
• Integrazione: facilita la comunicazione e l'integrazione tra i vari organi aziendali.
• Valutazione e controllo: fornisce uno strumento di riferimento per misurare i risultati e valutare le performance.

Il ruolo del controller

Il controller svolge un ruolo centrale nel controllo di gestione, garantendo la legittimazione, la neutralità e una visione d'insieme. Deve essere quanto più possibile a contatto con i vertici aziendali per garantire l'adesione e la condivisione nella formulazione delle previsioni, nella rilevazione dei dati, nella valutazione dei risultati e nella definizione degli interventi correttivi.

La progettazione di un sistema di programmazione e controllo di gestione è essenziale per le PMI che vogliono garantire l'efficienza e l'efficacia delle loro operazioni. Attraverso un approccio integrato che include budgeting, contabilità analitica, reporting e KPI, le PMI possono migliorare la loro capacità di prendere decisioni informate, monitorare le performance e adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. Investire in un solido sistema di controllo di gestione non solo migliora la gestione quotidiana, ma rafforza anche la capacità dell'azienda di raggiungere i suoi obiettivi strategici a lungo termine.