L'analisi degli scostamenti: uno strumento chiave per il controllo strategico

Nell'ambito della gestione aziendale, l'analisi degli scostamenti rappresenta uno degli strumenti più importanti per monitorare le performance e prendere decisioni informate. Questo processo è cruciale per capire dove l'azienda sta andando rispetto ai suoi obiettivi strategici e operativi. In questo articolo, esploreremo in dettaglio cos'è l'analisi degli scostamenti, perché è fondamentale, chi la esegue e come viene implementata all'interno delle aziende.

Che cos'è l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti, o variance analysis, è la differenza tra i dati effettivi e quelli preventivati o storici. Si tratta di un processo di indagine che permette di accertare e analizzare le cause delle differenze tra le previsioni di budget e i risultati reali.

Presupposti essenziali per l'analisi degli scostamenti:

• Esistenza di un budget: è fondamentale avere un budget di riferimento.
• Dati standard o precalcolati: quantità e valori standardizzati sono necessari per un confronto accurato.
• Dati storici: utili per confrontare le performance attuali con quelle passate.

Se un'azienda non dispone di un budget o dati standard, può utilizzare i dati storici per valutare l'andamento generale, anche se questo approccio è meno preciso.

Perché eseguire l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti serve a diversi scopi fondamentali:

• Comprendere l'andamento della gestione: permette di verificare se l'azienda sta seguendo il percorso pianificato.
• Identificare le cause delle differenze: aiuta a capire perché ci sono differenze tra risultati effettivi e previsioni, permettendo di correggere eventuali deviazioni.
• Valutare la pianificazione strategica: consente di verificare la validità della pianificazione e se sono necessari aggiustamenti.
• Supportare la valutazione del management: l'analisi degli scostamenti è utile per valutare le performance dei manager e per stabilire incentivi basati sui KPI.
• Migliorare il sistema di reporting e controllo: identifica le aree in cui il sistema di controllo può essere migliorato.

Chi esegue l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti è un lavoro di squadra che coinvolge vari livelli dell'organizzazione:

• Controller: il principale responsabile dell'elaborazione dei dati.
• Management: responsabili delle varie funzioni aziendali che collaborano con il controller per interpretare i risultati.
• Alta Direzione: utilizza le analisi per prendere decisioni strategiche.

Questo approccio collaborativo richiede un elevato grado di integrazione e comunicazione tra le diverse funzioni aziendali.

Quando si esegue l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti viene solitamente eseguita con la stessa periodicità del reporting gestionale, che può essere mensile, trimestrale o annuale. Tuttavia, possono essere effettuate analisi ad hoc con maggiore frequenza per monitorare specifici andamenti dei dati.

Dove si esegue l'analisi degli scostamenti?

La localizzazione dell'analisi dipende dal tipo di azienda e dalla sua struttura organizzativa:

• Multinazionali: possono centralizzare l'analisi nella holding con report a livello locale, oppure decentralizzare alle consociate basandosi su modelli predefiniti.
• PMI: spesso l'analisi è condotta localmente, dove risiede il controller e le funzioni di supporto al business.

Come si esegue l'analisi degli scostamenti?

L'analisi degli scostamenti si sviluppa in cinque fasi principali:

• Preparatoria: raccolta dei dati consuntivi.
• Analisi: determinazione degli scostamenti sintetici e analitici.
• Informativa: preparazione dei report per il management.
• Interpretativa: individuazione delle cause degli scostamenti attraverso riunioni con i responsabili interessati.
• Correttiva: implementazione delle azioni correttive necessarie sulla gestione, pianificazione strategica o programmazione.

L'analisi include anche una chiusura contabile periodica che genera il conto economico, stato patrimoniale, rendiconto finanziario e report specifici. Le differenze calcolate vengono poi analizzate per identificare gli scostamenti.

Tipi di scostamenti e loro interpretazione

Gli scostamenti possono essere di varia natura, inclusi ricavi, costi di produzione, costi della manodopera e costi indiretti. Ad esempio:

• Scostamenti di ricavi di vendita: differenze tra i ricavi effettivi e quelli preventivati, suddivisi in variazioni di volume e variazioni di prezzo.
• Scostamenti di costi di produzione: differenze nei costi delle materie prime, manodopera e altri costi di produzione, analizzati in termini di volume, costo e impiego.
• Scostamenti di margine lordo: differenze nel margine lordo, scomposte in variazioni di volume, valore unitario e mix di vendita.

Esempi di analisi degli scostamenti

Scostamenti di ricavi di vendita:

• Volume: differenza tra volumi di vendita effettivi e preventivati.
• Prezzo: differenza tra prezzi di vendita effettivi e preventivati.

Scostamenti di costi di produzione:

• Materie prime: differenze nei costi delle materie prime dovute a variazioni di volume e costo unitario.
• Manodopera: differenze nei costi della manodopera diretta dovute a variazioni di volume, costo orario e efficienza.
• Altri costi di produzione: differenze nei costi indiretti fissi e variabili.

L'analisi degli scostamenti è un processo dinamico e continuo che richiede un approccio sistematico e collaborativo. È essenziale non solo per monitorare le performance aziendali, ma anche per migliorare la pianificazione strategica e operativa. La chiave del successo è mantenere una visione d'insieme ("big picture") e ricondurre sempre le varianze ai centri di responsabilità e ai manager che possono gestirle.

Implementare un sistema di controllo efficace basato sull'analisi degli scostamenti aiuta le aziende a identificare rapidamente le aree problematiche, prendere decisioni informate e adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato, garantendo così il raggiungimento degli obiettivi strategici e operativi.