Il ruolo del management reporting nel ciclo di controllo strategico

Nel panorama aziendale moderno, il management reporting è uno strumento cruciale per il controllo strategico e la gestione delle performance. La presentazione "Reporting" di Angela Montanari, tenuta l'8 marzo 2022, offre una panoramica dettagliata sul ciclo di controllo strategico e sull'importanza del management reporting. Questo articolo approfondisce i concetti presentati, spiegando come il reporting gestionale contribuisca a migliorare la governance aziendale e a raggiungere gli obiettivi strategici.

Che cos'è il management reporting?

Il management reporting è un insieme strutturato di informazioni che fornisce al management una visione chiara e sintetica sull'andamento della gestione corrente e strategica dell'azienda. Questo strumento riassume tutte le rilevazioni finalizzate al controllo direzionale, monitorando l'efficacia e l'efficienza della gestione aziendale.

Finalità del management reporting

Le finalità del management reporting variano a seconda della tipologia di azienda, del business e del momento storico. Tuttavia, possono essere generalmente suddivise in due categorie principali:

• Finalità informative: fornire ai manager e ai responsabili i dati sull'andamento della gestione rispetto agli obiettivi operativi (budget) e strategici (SBP) per successive decisioni e azioni.
• Finalità valutative: valutare le performance di manager e responsabili rispetto agli obiettivi concordati (accountability), spesso attraverso sistemi premianti basati su gestione per obiettivi (KPI).

Perché serve e si fa il management reporting?

Il management reporting è essenziale per informare la direzione aziendale e il management sull'andamento della gestione, permettendo loro di valutare l'efficacia e l'efficienza delle operazioni aziendali. Esso svolge un ruolo cruciale nel processo decisionale, fornendo dati fondamentali per monitorare e misurare l'efficienza e l'efficacia della gestione.

Finalità informative

Le finalità informative del management reporting includono la fornitura di dati e informazioni rilevanti ai manager e ai responsabili, aiutandoli a prendere decisioni basate su fatti concreti. Questo tipo di reporting aiuta a rispondere a domande chiave come:

• Quali risultati sono stati raggiunti?
• Quali attività sono necessarie per raggiungere gli obiettivi?
• Quali impatti hanno avuto le azioni sulla gestione?

Finalità valutative

Le finalità valutative del management reporting includono la valutazione delle performance dei manager e dei responsabili rispetto agli obiettivi concordati. Questo tipo di reporting è spesso utilizzato nei sistemi premianti basati sulla gestione per obiettivi, in cui i KPI sono utilizzati per misurare il successo delle operazioni e delle strategie implementate.

Chi sono gli attori del management reporting?

Il management reporting coinvolge vari attori all'interno dell'azienda, ciascuno con un ruolo specifico:

• Alta direzione: include l'imprenditore e il top management, che utilizzano i report per prendere decisioni strategiche.
• Responsabili di CdR: responsabili delle unità di business strategiche e delle funzioni aziendali.
• Responsabili di progetto: gestiscono specifici progetti e utilizzano i report per monitorare l'andamento e le performance.

Origine del management reporting

Il management reporting è solitamente elaborato dal controller o da un team dedicato, che progetta, presidia e produce i report. Il controller collabora strettamente con l'ICT per garantire il funzionamento dei sistemi informatici necessari per la produzione dei report.

Come si determina la struttura del management reporting?

La struttura del management reporting varia in base a diversi fattori, tra cui l'azienda, il tipo di business e il momento storico. Tuttavia, ci sono alcune parole chiave che guidano la raccolta e l'organizzazione dei dati di reporting:

• Rilevanza e chiarezza: i dati devono essere significativi e chiari per garantire un efficace controllo della gestione.
• Concisione: il reporting deve essere preciso e sintetico, facilitando una rapida lettura e comprensione da parte dei destinatari.
• Controllabilità: Ii reporting deve focalizzarsi sui dati gestiti dal destinatario e sui risultati delle decisioni prese.
• Confrontabilità: èessenziale confrontare i dati effettivi con quelli standard, di budget, storici e di benchmarking.
• Multidimensionalità e bilanciamento: i sistemi informativi devono gestire una quantità quasi infinita di dati, selezionando quelli più rilevanti per il reporting.

Rischi del management reporting

Il management reporting presenta alcuni rischi, tra cui l'eccesso di informazioni, dati non collegati allo SBP, indicatori non armonizzati e dati non omogenei. È fondamentale selezionare accuratamente i dati da includere nel reporting, garantendo che siano rilevanti e strutturati in modo efficace.

Tipologie di management reporting

La tipologia di reporting deve adattarsi alla struttura aziendale, alle modalità operative, al tipo di business e al momento storico. In base allo scopo conoscitivo, i report possono essere classificati come:

• Informativi: comunicano ai manager e responsabili cosa sta accadendo.

• Economici: forniscono informazioni contabili per guidare l'allocazione delle risorse.
• Di Controllo: valutano le prestazioni dei responsabili di CdR, confrontando i dati rispetto a budget, forecast e storico.

In base alla periodicità, i report possono essere:

• Di routine: mensili, trimestrali, semestrali o annuali, a seconda delle esigenze aziendali.
• Di approfondimento: ad hoc per analizzare elementi specifici scaturiti dai report di routine.
• Non strutturati: non ricorrenti, focalizzati su specifiche soluzioni.

Quando si redige e utilizza il management reporting?

La periodicità del management reporting varia in funzione delle esigenze aziendali. Le aziende medio-grandi solitamente adottano una periodicità mensile, trimestrale, semestrale o annuale, mentre le piccole aziende possono preferire una periodicità trimestrale o annuale. La tempestività nell'elaborazione del reporting e nella consegna ai destinatari è cruciale per garantire l'efficacia del processo decisionale.

Dove si esegue il management reporting?

La localizzazione del management reporting dipende dal tipo di azienda e dalla sua organizzazione. In una multinazionale, il reporting può essere centralizzato nella holding con alcuni report a livello locale, oppure decentralizzato alle consociate basandosi su modelli predefiniti. Nelle PMI, il reporting può essere costruito presso la sede della società o dato in outsourcing, coinvolgendo esclusivamente la funzione di controllo di gestione o collaborando con le funzioni operative per report specifici.

Esempi di management reporting

Il management reporting può includere vari tipi di report, tra cui:

• Conto economico: analisi dei ricavi, costi e risultato netto.
• Stato patrimoniale: analisi delle attività e passività dell'azienda.
• Rendiconto finanziario: analisi dei flussi di cassa operativi, da investimenti e da finanziamenti.

I report possono anche includere informazioni qualitative specifiche, determinati in base al tipo di industry, attività particolari e esigenze aziendali.

Il management reporting è uno strumento essenziale per il controllo strategico e la gestione delle performance aziendali. Esso fornisce al management informazioni rilevanti e mirate, supportando il processo decisionale e contribuendo a raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda. Implementare un sistema di reporting efficace richiede una selezione accurata dei dati, una struttura organizzativa adeguata e una collaborazione stretta tra le diverse funzioni aziendali. In sintesi, il management reporting non solo migliora l'efficienza operativa, ma rafforza anche la capacità dell'azienda di adattarsi ai cambiamenti del mercato e di sfruttare nuove opportunità.